privacybeleid

Gegevensbeschermingsbeleid van klanten, prospects en partners

1.Algemene bepalingen

Preambule

Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende gegevensbescherming (hierna “AVG” genoemd) bevat het rechtskader dat van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens. Deze tekst versterkt de rechten en plichten van verwerkingsverantwoordelijken, verwerkers, betrokkenen en ontvangers van gegevens.

Vervolgens, en om de wijzigingen van de AVG te implementeren, werd wet nr. 78-17 van 6 januari 1978, bekend als Informatique et Libertés, gewijzigd door wet nr. 2018-493 van 20 juni 2018 en door verordening nr. 2018-1125 van 12 december 2018 betreffende gegevensbescherming.

Dit beleid wordt uitgevoerd door het Regionaal Comité voor Toerisme van Bretagne (hierna “het orgaan” genoemd), waarvan de belangrijkste activiteiten de ontwikkeling van het toeristische aanbod, de promotie van toeristische bestemmingen en de marketing van het toeristische aanbod van Bretagne zijn.

Als onderdeel van onze activiteit implementeren we de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de gegevens van onze klanten, partners en prospects. Voor een goed begrip van dit beleid wordt gespecificeerd dat:

• klanten worden begrepen als elke natuurlijke of rechtspersoon die is ingeschakeld op grond van een contract van welke aard dan ook met onze organisatie, met dien verstande dat het bedoeld is om te werken met professionele klanten van het toerisme of het grote publiek;

• onder de partners worden verstaan alle natuurlijke of rechtspersonen die betrokken zijn bij de toeristische sector en als zodanig relaties onderhouden met onze organisatie, zoals toeristische professionals van de afdeling, projectleiders en interne en externe investeerders, distributeurs van verblijven, lokale autoriteiten en hun groepen of institutionele partners;

• prospects worden begrepen als elke potentiële klant of contactpersoon van promotionele berichten van onze organisatie waarvan de gegevens direct via contactformulieren, evenementen of indirect via een partner van de organisatie zijn verzameld.

Doel en toepassingsgebied

Dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens is bedoeld om van toepassing te zijn in het kader van de uitvoering van de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten, partners en prospects.

Als zodanig is het doel van dit beleid om te voldoen aan de informatieverplichting van onze organisatie en zo de rechten en plichten van klanten, partners en prospects met betrekking tot de verwerking van hun gegevens te formaliseren.

Dit beleid heeft alleen betrekking op de verwerking waarvoor wij verantwoordelijk zijn, evenals op gegevens die als “gestructureerd” worden beschreven.

De verwerking van persoonsgegevens kan rechtstreeks door onze organisatie of via een specifiek door haar aangewezen verwerker worden beheerd.

Dit beleid staat los van enig ander document dat van toepassing kan zijn binnen de contractuele relatie tussen ons en onze klanten, partners en prospects. We implementeren geen verwerking van de gegevens van onze klanten, partners en prospects als deze geen betrekking heeft op persoonlijke gegevens die door of voor onze diensten zijn verzameld of verwerkt in verband met onze diensten en als deze niet voldoen aan de algemene principes van de AVG.

Elke nieuwe behandeling, wijziging of verwijdering van een bestaande behandeling zal onder de aandacht van klanten, partners en prospects worden gebracht door een wijziging van dit beleid.

2. Klantgegevens

Soorten verzamelde gegevens

Herkomst van de gegevens

We verzamelen de gegevens van onze klanten van:

• gegevens verstrekt door de klant (papieren formulier, inkooporder, contract, visitekaartje);
• elektronische formulieren of formulieren ingevuld door de klant;
• gegevens die online worden ingevoerd (website, sociale netwerken, enz.);
• registratie voor evenementen die wij organiseren;
• databases die worden gedeeld tussen verschillende partners, gevoed en beheerd door al deze partners;
• communicatie van contacten via gespecialiseerde bedrijven of partners van onze organisatie.

Doeleinden

Afhankelijk van het geval verwerken wij de gegevens van onze klanten voor de volgende doeleinden:

• beheer van klantrelaties;
• verkoop van toeristischeverblijven, diensten of producten rechtstreeks of via distributiepartners;
• beheer van de georganiseerde evenementen die wij organiseren;
• commerciële prospectieacties;
• het versturen van nieuwsbrieven ofnieuwsfeeds;
• organisatie van wedstrijden;
• beheer van klantaccounts;
• het verbeteren van onze diensten;
• het voldoen aan onze administratieve verplichtingen;
• gemeenschapsbeheer ;
• het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken;
• productie van statistieken.

Bewaartermijnen

De bewaartermijn van de gegevens van onze klanten wordt gedefinieerd met betrekking tot de wettelijke en contractuele beperkingen die op ons wegen en bij gebreke daarvan volgens onze behoeften en in het bijzonder volgens de volgende principes:

Na de gestelde termijnen worden de gegevens verwijderd of bewaard nadat ze zijn geanonimiseerd, met name om redenen van statistisch gebruik. Ze kunnen worden bewaard in geval van precontentieuze en gerechtelijke procedures.

Klanten worden eraan herinnerd dat verwijdering of anonimisering onomkeerbare bewerkingen zijn en dat we ze niet langer kunnen herstellen.

Rechtsgrondslag

De verwerking die we onder dit beleid uitvoeren, is allemaal wettelijk gebaseerd op de uitvoering van contractuele of precontractuele maatregelen of, in sommige gevallen, de toestemming van de klant (bijvoorbeeld het verzenden van commerciële prospectieberichten).

3. Partnergegevens

Soorten verzamelde gegevens

Herkomst van de gegevens

We verzamelen de  gegevens van onze partners van:

• informatie die rechtstreeks via partners wordt verzameld, met name via gedeelde databases;
• elektronische formulieren of formulieren ingevuld door de partners;
• registraties of abonnementen op onze online diensten (nieuwsbrief, sociale netwerken).

Doeleinden

Afhankelijk van het geval verwerken wij de gegevens van onze klanten voor de volgende doeleinden:

• partnerrelatiebeheer;
• etikettering van locaties en apparatuur voor de door de organisatie toevertrouwde sectoren;
• toeristische engineeringactiviteiten (diagnostiek en haalbaarheidsstudies, ondersteuning bij het opzetten van projecten en subsidieaanvraagdossiers);
• het versturen van nieuwsbrieven of nieuwsfeeds;
• netwerk- en overlegactiviteiten tussen de verschillende partners;
• marketingondersteuningsactiviteiten voor partnerdienstverleners;
• beheer van de evenementen die we organiseren (beurzen, workshops, webinars, enz.);
• zoekacties naar distributiepartners;
• productie van statistieken.

Bewaartermijnen

De bewaartermijn van de gegevens van onze partners wordt gedefinieerd met betrekking tot de wettelijke en contractuele beperkingen die op ons wegen en bij gebreke daarvan volgens onze behoeften en in het bijzonder volgens de volgende principes:

Na de gestelde termijnen worden de gegevens verwijderd of bewaard nadat ze zijn geanonimiseerd, met name om redenen van statistisch gebruik. Ze kunnen worden bewaard in geval van precontentieuze en gerechtelijke procedures.

Partners worden eraan herinnerd dat verwijdering of anonimisering onomkeerbare bewerkingen zijn en dat we deze niet langer kunnen herstellen.

Rechtsgrondslag

De verwerkingen die we onder dit beleid uitvoeren, zijn allemaal wettelijk gebaseerd op de uitvoering van contractuele of precontractuele maatregelen.

4. Prospectgegevens

Soorten verzamelde gegevens

Herkomst van de gegevens

We verzamelen gegevens van onze prospects van:

• gegevens verstrekt door de prospect (papieren formulier, visitekaartje, enz.);
• elektronische formulieren of formulieren ingevuld door de prospect;
• gegevens die online worden ingevoerd (website, sociale netwerken, enz.);
• registratie of abonnement op onze online diensten (website, sociale netwerken);
• registratie voor evenementen die wij organiseren;
• databases die worden gedeeld tussen verschillende partners, gevoed en beheerd door al deze partners;
• lijst verstrekt door de organisatoren van evenementen of conferenties waaraan wij deelnemen;
• communicatie van contacten via gespecialiseerde bedrijven of partners.

Doeleinden

Afhankelijk van het geval verwerken wij de gegevens van onze prospects voor de volgende doeleinden:

• beheer van de prospectrelatie;
• het beheer van de evenementen die we organiseren;
• commerciële prospectieacties;
• organisatie van wedstrijden:
• het versturen van onze nieuwsbrieven of nieuwsfeeds;
• animatie van websites in samenwerking met onze partners;
• operatie om onze organisatie en toerisme in Bretagne te promoten op sociale netwerken (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, …);
• gedragsanalyse van prospects;
• tevredenheidsonderzoek;
• gemeenschapsbeheer ;
• productie van statistieken.

Bewaartermijnen

De bewaartermijn van de gegevens van onze prospects wordt gedefinieerd met betrekking tot de wettelijke en contractuele beperkingen die op ons wegen en bij gebreke daarvan volgens onze behoeften en in het bijzonder volgens de volgende principes:

Na de gestelde termijnen worden de gegevens verwijderd of bewaard nadat ze zijn geanonimiseerd, met name om redenen van statistisch gebruik. Ze kunnen worden bewaard in geval van precontentieuze en gerechtelijke procedures.

Prospects worden eraan herinnerd dat verwijdering of anonimisering onomkeerbare operaties zijn en dat we niet langer in staat zijn om ze te herstellen.

Rechtsgrondslag

De hierboven gepresenteerde doeleinden van de verwerking van prospects zijn gebaseerd op de volgende voorwaarden van rechtmatigheid:

• uitvoering van precontractuele maatregelen;
• gerechtvaardigd belang van onze organisatie;
• toestemming van de prospect wanneer dit wettelijk vereist is (bijvoorbeeld met betrekking tot het verzenden van commerciële prospectieberichten).

5. Ontvangers van de gegevens

Wij zorgen ervoor dat de gegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde interne of externe ontvangers enonderworpen zijn aan een passende geheimhoudingsplicht.

Intern bepalen we welke ontvanger toegang heeft tot welke gegevens volgens een autorisatiebeleid.

Alle toegang tot de verwerking van persoonsgegevens van klanten, partners en prospects is onderworpen aan een traceerbaarheidsmaatregel.

Bovendien kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan elke autoriteit die wettelijk gerechtigd is om ze te kennen. In dit geval zijn wij niet verantwoordelijk voor de voorwaarden waaronder het personeel van deze autoriteiten toegang heeft tot en gebruik maakt van de gegevens.

6. Persoonlijke rechten

Recht op inzage en kopie

Klanten, partners en prospects hebben traditioneel het recht om bevestiging te vragen of gegevens over hen al dan niet worden verwerkt.

Ze hebben ook recht op toegang tot hun gegevens, d.w.z. het recht om communicatie te verkrijgen van alle informatie met betrekking tot de verwerking van hun persoonlijke gegevens.

In een dergelijk geval moet de klant, partner of prospect zijn verzoek zelf formuleren en mag er geen twijfel bestaan over zijn identiteit. Anders behouden wij ons het recht voor om de mededeling te vragen van elk element dat de identificatie ervan mogelijk maakt, zoals in het bijzonder de kopie van een identiteitsbewijs.

Klanten, partners en prospects hebben het recht om een kopie te vragen van hun persoonsgegevens die worden verwerkt. In het geval van een verzoek om een extra kopie, kunnen we echter de financiële dekking van deze kosten door klanten, partners en prospects vereisen.

Als klanten, partners en prospects hun verzoek om een kopie van de gegevens elektronisch indienen, wordt de gevraagde informatie aan hen verstrekt in een veelgebruikte elektronische vorm, tenzij anders gevraagd.

Klanten, partners en prospects worden geïnformeerd dat dit recht op toegang geen betrekking kan hebben op vertrouwelijke informatie of gegevens of waarvoor de wet geen communicatie toestaat.

Het recht op toegang mag niet op onrechtmatige wijze wordenuitgeoefend, d.w.z. regelmatig worden uitgeoefend met als enig doel de betrokken dienst te destabiliseren.

Update – updaten en corrigeren

We reageren op updateverzoeken:

• automatisch voor online wijzigingen in velden die technisch of juridisch kunnen worden bijgewerkt;
• op schriftelijk verzoek van de persoon zelf die zijn identiteit moet bewijzen.

Recht op gegevenswissing

Het recht op verwijdering van klanten, partners en prospects is niet van toepassing in gevallen waarin de verwerking wordt geïmplementeerd om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Afgezien van deze situatie kunnen klanten, partners en prospects verzoeken om verwijdering van hun gegevens in de volgende beperkende gevallen:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of anderszins verwerkt;
• wanneer de betrokkene de toestemming waarop de verwerking is gebaseerd, intrekt en er geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking is;
• de betrokkene bezwaar maakt tegen verwerking die noodzakelijk is voor de doeleinden van de legitieme belangen die wij nastreven en dat er geen dwingende legitieme redenen zijn voor de verwerking;
• de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, met inbegrip van profilering;
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Recht op beperking

Klanten, partners en prospects worden geïnformeerd dat dit recht niet van toepassing is voor zover de verwerking die we implementeren rechtmatig is en dat alle verzamelde persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de doeleinden van de verwerking ervan.

Recht op overdraagbaarheid

We honoreren verzoeken om gegevensportabiliteit in het specifieke geval van gegevens die door klanten, partners en prospects zelf worden gecommuniceerd, op onze online diensten en voor doeleinden die uitsluitend zijn gebaseerd op de toestemming van individuen en de uitvoering van een contract. In dat geval worden de gegevens aan de aanvrager meegedeeld in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat.

Geautomatiseerde individuele besluitvorming

We nemen geen geautomatiseerde individuele beslissingen.

De tools die op onze website worden aangeboden, zijn alleen hulptools voor klanten en prospects en kunnen niet anders worden overwogen.

Postmortale wet

Klanten, partners en prospects worden geïnformeerd dat ze het recht hebben om richtlijnen te formuleren met betrekking tot de opslag, verwijdering en communicatie van hun postmortale gegevens.

Uitoefening van rechten

De uitoefening van voormelde rechten gebeurt, naar keuze van de belanghebbende, per e-mail of per post op de volgende coördinaten: dpo@tourismebretagne.com.

7. Aanvullende bepalingen

Facultatieve of verplichte aard van de antwoorden

Klanten, partners en prospects worden op de hoogte gebracht van het verplichte of optionele karakter van de antwoorden door de aanwezigheid van een sterretje op elk formulier voor het verzamelen van persoonlijke gegevens dat bij haar wordt ingediend. In het geval dat antwoorden verplicht zijn, leggen we hen de gevolgen van een gebrek aan respons uit.

Gebruiksrecht

Onze organisatie krijgt van haar klanten, prospects en partners het recht om hun persoonsgegevens te gebruiken en te verwerken voor de hierboven uiteengezette doeleinden.

De verrijkte gegevens die het resultaat zijn van verwerkings- en analysewerkzaamheden van onze kant, ook wel de verrijkte gegevens genoemd, blijven echter ons exclusieve eigendom (gebruiksanalyse, statistieken, enz.).

Uitbesteden

Wij informeren u dat wij elke onderaannemer van onze keuze kunnen betrekken bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In dit geval zorgen wij ervoor dat de verwerker voldoet aan zijn verplichtingen onder de AVG.

Wij verbinden ons ertoe een schriftelijk contract te ondertekenen met al onze onderaannemers en de onderaannemers dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als zijzelf. Daarnaast behouden we ons het recht voor om een audit van onze onderaannemers uit te voeren om ervoor te zorgen dat de bepalingen van de AVG worden nageleefd.

Grensoverschrijdende stromen

Alleen onze organisatie behoudt zich de keuze voor om al dan niet grensoverschrijdende stromen te hebben voor de persoonsgegevens die zij verwerkt.

In het geval van een overdracht van persoonsgegevens naar een land buiten de Europese Unie of naar een internationale organisatie, zullen wij u informeren en ervoor zorgen dat uw rechten naar behoren worden gerespecteerd. Indien nodig verbinden wij ons ertoe een of meer contracten te ondertekenen om grensoverschrijdende gegevensstromen te reguleren.

De bepalingen met betrekking tot grensoverschrijdende stromen zijn tegen ons afdwingbaar, behalve in de afwijkende gevallen voorzien in artikel 49 van de AVG.

Register van behandelingen

Als verwerkingsverantwoordelijke verbinden wij ons ertoe een up-to-date register bij te houden van alle uitgevoerde verwerkingsactiviteiten.

Dit register is een document of applicatie om alle verwerkingen te identificeren die we als gegevensbeheerder implementeren.

Wij verbinden ons ertoe om de toezichthoudende autoriteit op eerste verzoek de informatie te verstrekken die de genoemde autoriteit in staat stelt om de naleving van de geldende voorschriften inzake gegevensbescherming van de verwerking te controleren.

8. Veiligheid

Veiligheidsmaatregelen

Het is onze verantwoordelijkheid om de technische beveiligingsmaatregelen,fysiek oflogisch,te definiëren en uit te voerendie wij geschikt achten om de vernietiging, het verlies, de wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking van gegevens op een toevallige of onwettige manier te bestrijden.

Om dit te doen, kunnen we worden bijgestaan door een derde partij van onze keuze om, met de frequenties die wij nodig achten, kwetsbaarheidsaudits of penetratietests uit te voeren.

In ieder geval verbinden wij ons ertoe om, in het geval van een wijziging in de middelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens te waarborgen,deze te vervangen door middelen voor superieure prestaties. Geen enkele verandering kan leiden tot een achteruitgang in het veiligheidsniveau.

In het geval van uitbesteding van een deel of het geheel van een verwerking van persoonsgegevens, verbinden wij ons ertoe om onze onderaannemers contractueel veiligheidsgaranties op te leggen door middel van technische maatregelen om dergelijke gegevens en passende personele middelen te beschermen.

Datalek

In het geval van een inbreuk op persoonsgegevens, verbinden wij ons ertoe de CNIL op de hoogte te stellen onder de voorwaarden die worden voorgeschreven door de AVG.

Als een dergelijke inbreuk een hoog risico vormt voor klanten, partners en prospects en de gegevens niet zijn beschermd, zullen we de betrokkenen op de hoogte stellen en hen de nodige informatie en aanbevelingen verstrekken.

9. Contactpersonen

Functionaris voor gegevensbescherming

We hebben eenafgevaardigde voor gegevensbescherming aangesteld wiens contactgegevens als volgt zijn: Me Eric Barby, advocatenkantoor Racine, 40 rue de Courcelles, 75008 Parijs, dpo@tourismebretagne.com.

In geval van verdere verwerking van persoonsgegevens zullen wij de zaak eerst voorleggen aan de Functionaris Gegevensbescherming.

Als u een bepaalde informatie wilt verkrijgen of een bepaalde vraag wilt stellen, kunt u de zaak voorleggen aan de functionaris voor gegevensbescherming, die u binnen een redelijke termijn een antwoord zal geven op de gestelde vraag of de vereiste informatie.

In geval van een probleem met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u de zaak voorleggen aan de aangewezen functionaris voor gegevensbescherming.

Recht om een klacht in te dienen bij de CNIL

Klanten, partners en prospects die betrokken zijn bij de verwerking van hun persoonsgegevens worden op de hoogte gebracht van hun recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, namelijk de CNIL, als zij van mening zijn dat de verwerking van hen betreffende persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de Europese regelgeving inzake gegevensbescherming, op het volgende adres:

CNIL – Klachtendienst

3 Place de Fontenoy- TSA 80715 – 75334 PARIJS CEDEX 07

Telefoon : 01 53 73 22 22

Evolutie

Dit beleid kan te allen tijde worden gewijzigd of gewijzigd in geval van juridische en jurisprudentiële ontwikkelingen, besluiten en aanbevelingen van de CNIL of douane.

Elke nieuwe versie van dit beleid zal onder de aandacht van klanten, prospects en partners worden gebracht door alle wijzigingen diewe definiëren, inclusief via elektronische middelen (bijv. verspreiding per e-mail of online).

Voor meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de DPO op het bovengenoemde adres, in dit geval dpo@tourismebretagne.com

Voor alle andere meer algemene informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u de website van de CNIL raadplegen www.cnil.fr.